Lögboðin tímaskráning á Íslandi: Hvað þarftu að vita?
Frá árinu 2023 er rafræn tímaskráning skylda fyrir öll fyrirtæki á Íslandi sem hafa launþega. Hér er einfalt yfirlit yfir lögin og hvernig þú uppfyllir þau.
Hvað segja lögin?
Evróska vinnutímatilskipunin (Working Time Directive) var innleidd á Íslandi með breyttum lögum um aðbúnað og hollustuhætti á vinnustöðum. Meginreglan er einföld:
Allir vinnuveitendur skulu halda traustan reikning yfir vinnutíma hvers starfsmanns með rafrænum hætti og gera hann aðgengilegan bæði starfsmanni og eftirlitsaðilum.
Þetta þýðir að handskrifuð dagbók eða Excel-skjal uppfyllir ekki lengur lögin. Fyrirtæki þurfa rafræna lausn sem skráir vinnutíma og geymir gögnin á öruggan hátt.
Hverjir þurfa tímaskráningu?
Öll fyrirtæki sem hafa launþega á Íslandi, óháð stærð eða starfsemi:
- Verslanir og smásalar
- Veitingastaðir og kaffihús
- Þjónustufyrirtæki
- Iðnaðarfyrirtæki
- Skrifstofufyrirtæki með timavinnu
Hvaða kröfur þarf lausnin að uppfylla?
Samkvæmt tilskipuninni þarf tímaskráningarkerfi að:
Skrá vinnutíma rafrænt
Handskrifuð skráning eða Excel dugar ekki. Kerfið þarf að vera rafrænt og aðgengilegt.
Geyma gögn á öruggan hátt
Gögnin þurfa að vera aðgengileg eftirlitsaðilum og starfsmönnum sjálfum.
Vera nákvæmt
Skráning á inn- og útstimplun þarf að vera nákvæm upp á mínútu.
Staðfesta viðveru
GPS eða önnur leið til að staðfesta að starfsmaður sé á vinnustað.
Hvernig uppfyllir Vaktaplan lögin?
Vaktaplan Tímaskráning er hannað til að uppfylla allar ofangreindar kröfur:
- GPS-staðfest inn- og útstimplun á snjallsíma starfsmanns
- Sjálfvirk rauntíma skráning — engar handvirkar færslur
- Gögn vistuð í öruggum evrópskum gagnaverum (Google Cloud, GDPR)
- Stjórnandi hefur aðgang að ítarlegu yfirliti hvenær sem er
- Útflutningur í öll helstu íslensk launakerfi (Payday, dk, Regla, Kjarni)
Kerfið er tilbúið á 3 mínútum og krefst engrar sérstakrar þjálfunar. Starfsfólk opnar símann, stimplar sig inn — og kerfið annast restina.
Hvað kostar þetta?
Vaktaplan Tímaskráning byrjar á 2,990 kr. á mánuði (allt að 15 starfsmenn). Enginn binditími, engin felugjöld, og fyrstu 30 dagarnir eru frítt prufutímabil.